Phỏng vấn qua điện thoại – 7 sai lầm nhà tuyển dụng nên tránh

Phỏng vấn qua điện thoại mang đến lợi ích nhất định như tiết kiệm thời gian đi lại, kết nối được ứng viên ở xa… Đây cũng là cách để chọn lọc và xếp loại người phù hợp nhất trước khi sắp xếp cuộc hẹn trực tiếp chính thức.

Tuy nhiên đôi khi có những cuộc phỏng vấn thất bại mà lỗi thuộc về những sai sót từ phía nhà tuyển dụng. Để cuộc phỏng vấn qua điện thoại hiệu quả, đánh giá chính xác ứng viên, nhà tuyển dụng cần lưu ý để không phạm phải 7 sai lầm sau đây.

Không đọc kĩ hồ sơ ứng viên

Người phỏng vấn không đọc kĩ hồ sơ ứng viên sẽ làm mất thời gian khi trao đổi. Việc đặt các câu hỏi về thông tin có sẵn trong hồ sơ là thừa thãi và thiếu chuyên nghiệp. Thay vào đó nên dành thời gian tập trung làm rõ hơn các thông tin cần thiết và kiểm tra độ trung thực của ứng viên.

Việc đọc kĩ hồ sơ ứng viên trước, dù bạn đang tuyển dụng IT, Marketing hay nhân viên nhân sự sẽ giúp bạn nắm được điều cơ bản về học vấn, kinh nghiệm, lịch sử làm việc và các thành tích (nếu có) của ứng viên. Từ đây có thể đánh giá được “tầm” của ứng viên để có cách khai thác họ một cách khéo léo trong khi phỏng vấn qua điện thoại.

Chọn không gian thiếu hợp lí

Nhà tuyển dụng thiếu chuyên nghiệp thường mắc các sai lầm khi phỏng vấn qua điện thoại đó là đột xuất, không hẹn trước thời gian và diễn ra tại bất kì nơi đâu: trong văn phòng ồn ào, có sự tương tác của những đồng nghiệp xung quanh, thậm chí trong quán café, nhà riêng… Hoặc đang phỏng vấn qua điện thoại bị gián đoạn bởi những tác nhân khác… Đây là điều mà những người làm công tác tuyển dụng nên lưu ý.

Bạn cần chuẩn bị không gian hợp lí, yên tĩnh đảm bảo độ kết nối tốt cho cả hai bên. Ngoài ra, một cuộc hẹn trước về thời gian cũng là điều nên có để ứng viên có sự chuẩn bị về tâm lí và không gian ổn nhất.

Không để ứng viên có thời gian trình bày hết những điều muốn nói

Không để ứng viên có thời gian trình bày hết những điều muốn nói
Không để ứng viên có thời gian trình bày hết những điều muốn nói

Nhiều người khi phỏng vấn qua điện thoại hay trực tiếp có xu hướng nói nhiều, hỏi nhiều mà không dành khoảng trống cho ứng viên chia sẻ hết những điều muốn nói. Điều này là một hạn chế vì nhà tuyển dụng “trình bày quá say mê” sẽ lấn át đi quan điểm của ứng viên, tạo nên tâm lí ngại nói. Cần lưu ý nhiệm vụ của mình là lắng nghe, tìm hiểu và đánh giá.

Để tránh được lỗi này, bạn cần đặt những câu hỏi mở để tạo điều kiện ứng viên thể hiện. Chẳng hạn nên khơi gợi để họ chia sẻ về bản thân, nguyện vọng, mục tiêu và hướng phát triển nghề nghiệp… Ngoài ra, cần yêu cầu ứng viên đặt câu hỏi ngược lại và nên có câu trả lời rõ ràng, trung thực, không vòng vo hoặc thổi phổng công ty.

Nhà tuyển dụng đặt câu hỏi “kém chất lượng”

Câu hỏi kém chất lượng có nghĩa là lan man, quá cơ bản trong hồ sơ, cứng nhắc hoặc không đánh trúng trọng điểm các điều kiện cần thiết cho vị trí công việc đang tuyển dụng.

Một số nhà tuyển dụng còn đặt câu hỏi quá đi sâu về các vấn đề ngoài lề. Chẳng hạn như gia đình, các mối quan hệ, sở thích, thói quen, độc thân hay đã lập gia đình, con cái… Đây là dạng câu có thể hỏi khi gặp trực tiếp. Thay vào đó, nên tập trung vào học vấn, kinh nghiệm và tư duy làm việc hoặc một số kiến thức, kĩ năng liên quan mật thiết đến công việc.

Thiếu tinh thế, nhạy cảm để quan sát ứng viên

Khi phỏng vấn trực tiếp, bạn có thể nhìn thấy và tiếp xúc cụ thể nên dễ dàng đánh giá hoặc cảm nhận rõ ràng bằng hành vi và cách ứng xử, ngôn ngữ cơ thể trực tiếp của ứng viên. Với việc phỏng vấn qua điện thoại thì khác. Nhà tuyển dụng chỉ cảm nhận và đánh giá ứng viên qua âm thanh, hình ảnh hoặc cách trả lời các câu hỏi qua màn hình. Do đó, bạn sở hữu độ nhạy cảm và tinh tế để ngầm cảm nhận, đánh giá ứng viên chính xác nhất có thể. Không nên thờ ơ, hời hợt và bộc lộ các cảm xúc tiêu cực để ảnh hưởng đến quá trình giao tiếp với ứng viên.

Để “thời gian chết”

Phỏng vấn qua điện thoại

Nhà tuyển dụng chính là người chủ trì buổi phỏng vấn, đóng vai trò dẫn dắt để cuộc phỏng vấn diễn ra liền mạch. Khi bị rơi vào các “khoảng thời gian chết” sẽ làm cho cuộc trò chuyện gián đoạn, kém hấp dẫn. Một người thực sự giỏi và có kinh nghiệm sẽ cho rằng mình đang ứng tuyển vào một đơn vị thiếu chuyên nghiệp.

Để tránh tình trạng này, bạn cần chuẩn bị sẵn “kịch bản”, linh hoạt ứng biến và vận dụng nghiệp vụ của mình khi trao đổi với ứng viên qua điện thoại.

Không phản hồi

Dù cuộc phỏng vấn qua điện thoại diễn ra không hoàn hảo, có tìm ra được ứng viên phù hợp hay không thì khi kết thúc, là một nhà tuyển dụng bạn nên nói lời cảm ơn và hẹn thời gian nhất định phản hồi lại cho người mà mình vừa trao đổi.

Nhiều nhà tuyển dụng thiếu chuyên nghiệp mắc sai lầm là không phản hồi lại cho ứng viên bị loại để họ chờ đợi, bỏ lỡ một số cơ hội tìm kiếm công việc khác, điều này thể hiện sự thiếu tôn trọng ứng viên mà nhà tuyển dụng nên tránh.

Nếu khéo léo và chuyên nghiệp, nhà tuyển dụng có thể tìm kiếm được những ứng viên sáng giá qua cuộc phỏng vấn điện thoại. Phỏng vấn qua điện thoại đang trở thành xu hướng phổ biến, đặc biệt với những công ty đa quốc gia, nhằm tiết kiệm thời gian và chi phí đi lại với ứng viên ở xa. Điều quan trọng là với mỗi người làm công tác tuyển dụng cần nắm vững các kỹ năng nghề nghiệp để cảm nhận và đánh giá đúng ứng viên, tránh bỏ sót người phù hợp.

                                                                                                        Đặng Hảo