“Bật mí” về cách quản lý công việc hiệu quả theo phong cách người Nhật

Nếu bạn đã từng là đối tác hoặc đã làm việc với người Nhật đều dễ dàng nhận ra các nguyên tắc làm việc của họ: Hiệu quả, cẩn trọng và cực kì nghiêm túc. Đó cũng là chìa khóa tạo nên sự thành công. Họ được giáo dục từ nhỏ và có nền tảng vững chắc khi làm việc cũng như khi xây dựng sự nghiệp. Hãy cùng tìm hiểu cách quản lý công việc hiệu quả theo phong cách người Nhật để rèn luyện và tiếp nhận những giá trị có ích cho công việc của mình.

Phát huy hiệu quả làm việc nhóm theo nguyên tắc Horenso

Người Nhật quản lí công việc dựa trên sự gắn kết, phát huy sức mạnh tập thể. Tinh thần làm việc nhóm rất quan trọng, đó là sự liên kết chặt chẽ các thành viên, đảm bảo mỗi cá nhân đều phải chủ động. Họ làm việc nhóm theo nguyên tắc Horenso: Báo Cáo (Hokoku), Trao đổi (Renraku) và Hỏi ý kiến (Soda).

Điều này có nghĩa là bất kì cá nhân nào trong công việc phải thường xuyên báo cáo với cấp trên, trao đổi, thảo luận với cấp dưới và đồng nghiệp. Hỏi ý kiến của cấp trên trước khi đưa ra quyết định. Việc báo cáo là chủ động, là nhiệm vụ mà không đợi cấp trên hỏi.

Báo cáo giúp cấp trên nắm được tình hình công việc một cách cụ thể và kịp thời. Báo cáo khi bạn tìm kiếm được một thông tin mới hoặc giải pháp. Lưu ý là việc báo cáo phải chính xác, chọn lọc và đầy đủ… Tương tự, trao đổi và hỏi ý kiến cũng giúp công việc có sự kết nối chặt chẽ và hiệu suất cao. Mỗi người có một thế mạnh và khi nhiều ý kiến đóng góp chất lượng sẽ tạo nên thành công hơn cho công việc.

Xây dựng phương pháp làm việc Kanban

Các doanh nghiệp áp dụng phương pháp Kanban (hay còn được gọi là mô hình Kanban) để quản lý công việc hiệu quả.

Nguyên tắc phương pháp này chia làm 3 cột theo trình tự:

Kế hoạch: Lập kế hoạch cụ thể và chi tiết theo ngày, tuần, tháng… Giúp công việc có trình tự và bài bản, không bị rối.

Đang thực hiện: Khi bắt tay vào làm sẽ chuyển sang ghi vào cột này về thời gian, tiến độ công việc, các lưu ý…. Có cột này bạn sẽ dễ nắm được tình trạng, đảm bảo thực hiện đúng việc đúng thời gian.

Đã thực hiện: Khi công việc được hoàn thành sẽ ghi vào mục Đã thực hiện (Done). Mục đích là để báo cáo và đánh giá về sau. Ngoài ra nó còn là thước đo năng suất và động lực để bạn nỗ lực hơn.

Quản lý thời gian

Sử dụng thời gian hợp lý là yếu tố luôn được yêu cầu trong tin đăng tuyển dụng 24h. Những ai là đối tác của các đơn vị doanh nghiệp Nhật Bản hoặc có cơ hội làm việc với người Nhật đều biết rằng họ quản lý thời gian đặc biệt giỏi. Người Nhật đúng giờ đến từng giây phút. Họ không để người khác phải chờ đợi trong các cuộc hội họp, gặp mặt trao đổi công việc, thậm chí liên hoan tập thể. Họ đến đúng giờ để không lãng phí thời gian của chính mình và người khác. Họ làm việc gì cũng dựa trên kế hoạch, thời gian cụ thể và đảm bảo thực hiện đúng như dự định. Nguyên tắc quản lý thời gian là một bí quyết tuyệt vời tạo nên sự cách quản lý công việc hiệu quả theo phong cách người Nhật.

Sử dụng thời gian hợp lý
Sử dụng thời gian hợp lý

Kỉ luật, nghiêm túc, chỉnh chu

Kỉ luật chính là đặc tính nổi bật của người Nhật. Kỉ luật chính là sức mạnh, là nền tảng phát triển của bất cứ cá nhân nào. Tính kỷ luật được chú trọng giáo dục từ nhỏ nên thấm vào máu thịt, trở thành bản tính đặc thù và là sức mạnh tạo nên phong cách làm việc của người Nhật. Họ làm bất cứ việc gì cũng nghiêm túc và chỉn chu, không biện hộ các lý do cho sự trì trễ hay sai lầm. Có những chi tiết nhỏ nhưng họ cũng quan tâm và đầu tư rất kĩ càng. Đó là yếu tố để các sản phẩm của họ trở nên hoàn hảo đến từng chi tiết.

Học hỏi và sáng tạo

Điều này không chỉ có cách quản lý để làm việc hiệu quả của người Nhật mà hầu hết của những người từ nhiều quốc gia. Với người Nhật nó được thể hiện rõ ràng.

Trong bất cứ lĩnh vực nào cũng vậy, họ luôn chú trọng sự nỗ lực, bền bỉ và sẵn sàng giảm cái tôi xuống để học hỏi và nghiên cứu. Họ luôn chú trọng cải tiến kỹ thuật để đổi mới các sản phẩm sao cho hoàn hảo nhất. Không có khoảng cách hay rào cản về vấn đề tuổi tác, xuất thân và cấp bậc. Họ rất trọng người giỏi và làm được việc dù người đó trẻ tuổi hay thậm chí là nhân viên, nếu giỏi vẫn được cấp trên lớn tuổi hơn coi trọng. Họ luôn dành sự tôn trọng cho những người từng trải, có năng lực và kinh nghiệm.

Cách quản lý công việc hiệu quả theo phong cách người Nhật khiến các quốc gia trên thế giới cũng học hỏi. Muốn thành công, bạn cần lĩnh hội phong cách làm việc theo các quy tắc trên. Cùng với đó là thái độ nghiêm túc, tinh thần chủ động và tuân thủ kỉ luật. Đó cũng là bài học giá trị và hữu ích cho những ai đang khao khát xây dựng sự nghiệp. Đặc biệt, nếu có ý định làm việc với người Nhật, bạn càng cần phải tiếp nhận các điều trên để đảm bảo sự hợp tác hay công việc được suôn sẻ thuận lợi.

Đặng Hảo